Cansado de entregar a ordem de serviços no papel?

Cansado de entregar a ordem de serviços no papel?

Foi-se o tempo que os serviços em campo eram realizados com papel e lápis, por meio de uma ordem de serviço impressa com todos os detalhes do cliente e da solicitação.
 
Com a disseminação de smartphones a um custo econômico, pouco a pouco surgiram aplicativos de execução de serviços que fazem uso das tecnologias disponíveis nos celulares como teclado touch, câmera, GPS e conexão de dados móveis e Wi-Fi.

Aqui você encontra 5 motivos para sair do papel e adotar aplicativos para os serviços em campo, se sua empresa ainda trabalha nesse modelo antigo.

1. Conectividade e um mundo de possibilidades

Utilizando a conexão de dados móveis ou o Wi-Fi, o serviço é enviado para a equipe que se encontra em campo sem a necessidade de retorno à base para buscar o papel ou de receber as informações em um telefonema.

As cidades de pequeno, médio e grande porte possuem boas coberturas das operadoras de telefonia, com taxa de dados adequada para o tráfego das informações.  Se a atividade é realizada em áreas rurais sem cobertura móvel e exige a conectividade, uma alternativa é a conexão por satélite, que aos poucos tem se tornado mais viável economicamente.

Operando em modo on-line, as informações são enviadas para o back office do sistema imediatamente, evitando aquele conhecido atraso entre execução e baixa de serviços.

Os aplicativos também são desenvolvidos para trabalharem em modo off-line se for preciso, com o download prévio dos dados para execução. Os dados de realização dos serviços (como preenchimento de formulários, fotos, assinaturas e outros) são enviados tão logo a conexão seja restabelecida. Tudo é planejado para que a equipe de campo não interrompa suas atividades durante a jornada de trabalho devido a problemas de cobertura móvel.

On-line e Off-line

Operação nos modos on-line e off-line.
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2. Monitoramento em tempo real

Com o GPS instalado e conexão, a equipe pode recorrer ao recurso de auxílio de rota para chegar ao seu destino. Nada de deslocamentos desnecessários e descumprimento de prazos por dificuldade em encontrar o endereço.

O celular também permite georreferenciar a posição da equipe de campo para que os analistas de operação monitorem os deslocamentos. A quilometragem percorrida é controlada e pode ser utilizada para pagamento de reembolsos ou cálculos de consumo de combustível.

GPS

Coordenadas de toda jornada de trabalho.

Km

Controle de quilometragem para pagamento de combustíveis.

3. Interface amigável

Com o celular, tudo ficou mais simples. As informações são visualizadas facilmente e, pela navegação de telas, o usuário busca os detalhes que precisar, como a abertura de mapas, dados tabelados ou simplesmente manuais de instalação ou manutenção.

A operação deixa de ser dependente de empregados que saibam de cor como é a rede instalada. As informações de cada elemento de rede e suas configurações podem ser acessadas no smartphone para consulta.  

E nem precisamos mencionar as dificuldades do responsável do back office pela baixa do serviço para compreender as informações escritas no papel pelo executante, por serem dados ilegíveis. Em alguns casos, as letras e os números exigiam dos analistas do back office verdadeiras habilidades de tradução, no limiar da adivinhação.  

No celular, com formulários configurados e respostas tabeladas, o preenchimento é padronizado e torna-se muito simples e rápido. As informações obrigatórias não podem ser esquecidas, do contrário, o aplicativo não permite concluir o serviço.  A integração das informações ao sistema é feita sem nenhuma perda de dados, seja devido a formulários incompletos ou ilegíveis. E a padronização das respostas ainda permite a geração de indicadores úteis para análise da operação.

Outra vantagem da interface provida pelo celular é a obtenção de código de barras ou QRCode pela câmera do aparelho. Não é preciso inserir pelo teclado a sequência de números ou dados, com possibilidade de erros de digitação.

Mapas

Atividades georreferenciadas, com auxílio de rotas.

Formulários configurados

Fluxos personalizados de execução de serviços.

Código de Barras

Leitura de códigos de barras e QRCodes.

4. Qualidade esperada do serviço

Um conjunto de evidências da execução são armazenados no sistema. Primeiramente, são salvas as posições geográficas do técnico, garantindo a presença no local com precisão da hora, minuto e segundo do início e do fim da atividade.

Um relatório fotográfico é gerado, sendo que cada imagem é registrada com a sua coordenada do local de captura. Nesse relatório, apenas fotos obtidas pelo acionamento da câmera são salvas, para evitar upload de imagens da galeria do celular. Outros documentos podem ser incluídos, como anexos em formatos de arquivos ou imagens.

Se for necessário, a assinatura do cliente pode ser coletada na tela do celular, certificando que o serviço se encontra executado ou notificando alguma anormalidade encontrada.

A pontualidade da execução e a qualidade do serviço são comprovadas desde o back office.

GPS

Coordenadas de toda jornada de trabalho.

Fotos

Registro fotográfico da execução do serviço.

Assinatura

Confirmação do cliente ao começar e terminar o serviço.

5. Aumento da produtividade

Se todos os itens acima são valiosos, esse último motivo não deixa dúvidas sobre a necessidade da transformação digital na ponta, isto é, na mão de quem executa os serviços. Com conectividade, rastreamento, interface prática e geração de provas de visita e execução, a construção do sistema inibe tanto a ociosidade das equipes como a execução do serviço sem qualidade.

Com o tempo mais bem administrado e a qualidade sendo observada, o resultado é o aumento da produtividade e da satisfação do cliente.

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