O controle da jornada, que corresponde à gestão do tempo de trabalho do empregado, pode ser realizado por aplicativos em um sistema de gestão..

Controle de Jornada em Serviços Externos

O trabalho em campo comporta desafios próprios, uma vez que o empregado necessita da mobilidade para realizar suas atividades. Um desses desafios é o controle de jornada, que corresponde à gestão do tempo de trabalho do empregado.

Há empresas nas quais o funcionário nem precisa ir em suas instalações e trabalha apenas em ambiente externo. Em outros casos, ele inicia e termina o dia na empresa, mas fica o dia todo em campo. Independentemente do modo de atuação em campo, é preciso controlar a hora de início e término da jornada bem como os intervalos previstos, como o horário de refeição. Ainda é necessário identificar os atrasos, paralisações e ociosidades.

Por que fazer o controle de jornada?

O controle de jornada é fundamental para as empresas e para os empregados. Para o empregado, ele o resguarda de horas trabalhadas sem remuneração ou sem compensação por meio de folgas. Para o empregador, o controle registra ausências no horário esperado de trabalho bem como gerencia horas extras trabalhadas. Esses são apenas alguns exemplos da sua importância.

Conforme a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), o controle de jornada é uma obrigação do empregador em relação a seus empregados celetistas. 
Ademais de ser uma obrigação definida por lei, esse controle é um fator decisivo para aumento da produtividade. Muitas vezes, a relação entre tempo trabalhado e produção é evidente quando se trata de serviços externos.

Por isso, controlar a jornada é uma tarefa indispensável seja por causa do cumprimento das leis trabalhistas, seja devido aos resultados do negócio.

Como realizar esse controle, considerando a mobilidade do empregado? Quais são as possibilidades do controle de jornada atualmente e quais as mudanças que sofreu ao longo dos anos?
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Um pouco de história

Sabemos que o controle de jornada implica em direitos e deveres de empregados e empregadores. Ele também está relacionado à produtividade da empresa e, para trabalhadores externos, essa relação entre controle de jornada e produção é ainda mais nítida.

Antes de entender como é realizado esse controle, vamos fazer um pequeno percurso na história.

A CLT foi criada pelo Decreto-Lei nº 5.452 de 1º de maio de 1943 e foi sancionada pelo então presidente Getúlio Vargas. Esse decreto consolidou a legislação trabalhista existente na época e foi considerado um marco para os direitos trabalhistas na legislação brasileira. O objetivo dessa consolidação era regulamentar as relações individuais e coletivas do trabalho em todo o Brasil, para que fossem seguidas as mesmas regras em cada estado da federação.

No Artigo 6 da CLT, com redação alterada pela Lei nº 12.551/2011, o decreto considera três locais de trabalhos: no estabelecimento do empregador, na casa do empregado ou à distância. Esse último local corresponde ao trabalho em campo.

  • Art 6, § único - Não se distingue entre o trabalho realizado no estabelecimento do empregador, o executado no domicílio do empregado e o realizado a distância, desde que estejam caracterizados os pressupostos da relação de emprego.

No Artigo 74, o decreto definiu que o horário de trabalho fosse anotado, com hora de entrada e saída e intervalos para repouso, em registro de empregados, para estabelecimentos com mais de 10 trabalhadores. Esse artigo foi alterado pelo Decreto Lei 13.874/2019 sendo hoje um controle obrigatório para empresas acima de 20 colaboradores.

No texto de 1943, ainda no Artigo 74, a CLT definiu o registro mecânico como forma de realizar o controle. Em 1989, pela Medida Provisória nº 89, foi incluído na redação a possibilidade de registro manual, mecânico ou eletrônico. A redação final de 2019 mantém essas três possibilidades:

  • Art 74, § 2º - Para os estabelecimentos com mais de 20 (vinte) trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções expedidas pela Secretaria Especial de Previdência e Trabalho do Ministério da Economia, permitida a pré-assinalação do período de repouso. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Registro Eletrônico, como é realizado?

Embora a CLT permitisse o registro eletrônico, ela não o regulamentava. Essa ausência de regulamentação foi sanada pela Portaria Ministerial 1510 de 21/08/2009 do Ministério do Trabalho e Emprego.  Essa portaria foi o ponto de partida na modernização dos registros eletrônicos, pois regulamentou o uso de Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), o tão conhecido relógio de ponto.  

No entanto, o cenário de trabalho remoto (conhecido como home-office) e o trabalho em campo mostraram que os Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) instalados em computadores internos da empresa eram inadequados para atender a todas as realidades de trabalho.

A Portaria 1510 abriu caminho para métodos mais modernos definidos em uma legislação complementar, a Portaria 373 de 25/02/2011 (DOU de 28/11/2011, Seção 1, pág 131). Essa portaria regulamentou o uso de sistemas alternativos eletrônicos para controle da jornada de trabalho, desde que autorizados por convenção ou acordo coletivo de trabalho.

Aqui se situam os aplicativos dos sistemas de gestão que permitem a marcação de ponto pelo empregado de modo on-line, onde ele estiver.
 

Tipos de registros

Vamos recapitular os modos de registros:

1. Registro manual
: realizado pelo trabalhador em um livro de ponto, no qual ele anota as marcações.

2. Registro mecânico: realizado por meio de um relógio de ponto cartográfico, no qual se insere o cartão de papel ou plástico e o relógio imprime a data/hora da marcação.

3. Registro eletrônico: realizado em um relógio de ponto eletrônico (ou Sistemas de Registro Eletrônico de Ponto -SREP), no qual o trabalhador se identifica por uma credencial (cartão, por exemplo) ou pela impressão digital e as informações são transmitidas do relógio para um software de tratamento de ponto. Também pode ser realizado em aplicativos on-line interligados aos sistemas de registro.

É um controle obrigatório para trabalhadores externos?

A resposta é sim. Para os empregados com vínculo empregatício regido pela CLT, os registros são obrigatórios e de responsabilidade do empregador para empresas com mais de 20 trabalhadores. 

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O registro deve considerar o horário de entrada e saída do trabalho bem como os intervalos. Ele pode ser feito de modo manual, mecânico ou eletrônico.

Caso o trabalho seja realizado fora do estabelecimento, essa obrigatoriedade é a mesma.

  • Art 74, § 3º- Se o trabalho for executado fora do estabelecimento, o horário dos empregados constará do registro manual, mecânico ou eletrônico em seu poder, sem prejuízo do que dispõe o caput deste artigo. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019)

Turno e Escala

A questão central referente ao controle de jornada é a contabilização das horas trabalhadas, em comparação com a quantidade de horas contratadas.

A jornada de trabalho normal, conforme a CLT no Artigo 58, considera 8 horas diárias, com a possibilidade de acréscimo de horas extras não superiores a 2 horas/dia, desde que essa possibilidade seja definida por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho (Artigo 59).

A quantidade de horas diárias pode ser menor em relação às 8 horas de uma jornada normal, caso o empregado seja contratado em regime de tempo parcial. Ou pode ser maior caso exista um acordo individual escrito, convenção coletiva ou acordo coletivo de trabalho que estabeleça o horário de trabalho de doze horas seguidas por trinta e seis horas ininterruptas de descanso.

O importante para o controle de jornada é respeitar as horas definidas no contrato de trabalho de um empregado específico, regido pela CLT e respaldado por acordo individual, convenção coletiva ou acordo coletivo.

Portanto, em um controle de jornada é fundamental conhecer a quantidade de horas contratada para cada empregado, receber o seu turno de trabalho e entender o planejamento de escala.

E como aplicar uma boa gestão de tempo e ter o controle da jornada para um contingente significativo de empregados, regidos por diferentes contratos de trabalhos de acordo com suas categorias? A administração de diversos turnos associados a diferentes escalas é um desafio para os gestores.

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O que faz um Sistema de Gestão de Serviços?

Para muitos gestores ainda é uma dor de cabeça lidar com escalas de trabalho, controle de entrada e saída de empregados, registros de horas extras e ainda observar férias, descansos remunerados, intervalos legais entre jornadas e outros aspectos da legislação.

Quando o número de empregados se multiplica, assim como as escalas e as possibilidades de jornadas, a escolha mais inteligente é implementar um bom sistema de gestão da força de trabalho.

Os sistemas ERP (Enterprise Resource Planning) realizam esses controles, mas muitos deles não estão preparados para o controle de jornada quando o empregado trabalha de modo externo. Nesse cenário, surgiram também os sistemas de Gestão de Vendas Externas, ou Field Sales Management e os sistemas dGestão de Serviços de Campo, ou Field Services Management. 

A especificidade desses sistemas é controlar a jornada para trabalhadores externos e realizar toda a gestão das atividades, o que inclui o planejamento, roteirização e monitoramento.

Como são sistemas bem completos, eles possuem muitas outras funcionalidades além do controle de jornada. Porém aqui, vamos detalhar um pouco mais apenas essa funcionalidade.


Aplicativos MaxField

Um aplicativo de controle de jornada da plataforma MaxField realiza a marcação utilizando as seguintes informações:

  • ID do empregado;
  • Data e hora;
  • Coordenadas;
  • Horários de trabalho;
  • IMEI do telefone.

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O primeiro aspecto do registro é o ID do empregado, identificado pelas informações de login e senha. Como esses dados são únicos no sistema e de responsabilidade do usuário, garante-se que o registro do ponto foi realizado pela pessoa detentora de login/senha.

O registro utiliza a data/hora da rede de telefonia móvel, que considera o horário oficial de Brasília disponibilizado nas redes pelo NTP (Network Time Protocol) ou Protocolo de Tempo para Redes.

As coordenadas são fornecidas pelo GPS do smartphone, de modo que, além do horário da marcação, a localização do empregado no momento do registro também é salva. Para isso, deve ser concedida a permissão do aplicativo acessar as coordenadas do aparelho.

O georreferenciamento do registro pode ter uma variação de alguns metros em relação à localização real, pois a funcionalidade de GPS possui uma precisão associada que indica o erro máximo da coordenada geográfica.  Como há uma relação entre precisão e consumo de bateria, geralmente opta-se por uma precisão média que atenda aos objetivos da operação.

O controle de jornada ainda verifica se o celular faz uso de aplicativos que alteram a coordenada real, conhecidos como aplicativos falseadores de localização.

Os horários de trabalho definidos pelo contrato empregatício são informados ao aplicativo. É possível configurar a tolerância da marcação para mostrar as mensagens de registro realizado dentro ou fora do horário esperado.

Como um aspecto extra de conferência, pode-se associar ao cadastro do empregado o IMEI (International Mobile Equipment Identity) do telefone, que é um código numérico único e global que identifica celulares internacionalmente. Deste modo, apenas registros originados nesse IMEI são válidos para o funcionário em questão. Evita-se que as credenciais (login/senha) sejam repassadas para outra pessoa realizar o ponto a partir de outro celular, em outra localização, por exemplo.

Em caso de o empregado estar em uma área sem cobertura de rede móvel, o registro de ponto é salvo em modo off-line. O aplicativo monitora a data/hora do celular e, caso exista alguma diferença em relação ao horário oficial de Brasília, o sistema faz a correção necessária.

Verificações na Jornada

Para cada empregado, o sistema permite o cadastro de um ponto de partida, uma coordenada em torno do qual espera-se que ele dê início à jornada de trabalho. Esse ponto de partida pode ser fixo, como a sua residência, ou variável conforme o dia da semana, como os locais de reunião das equipes de venda no início do dia. O cadastro é opcional e ajudará a gerar mensagens de ressalvas caso o registro de ponto seja efetuado em coordenada diferente desta.  

Assim como há ponto de partida, é possível também cadastrar o ponto de encerramento da jornada de trabalho e o ponto de intervalo.  O registro dessas coordenadas possibilita informar ao empregado que a coordenada da marcação não estava na área esperada.

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Vamos a alguns exemplos de verificações do controle de jornada de acordo com os aplicativos da plataforma MaxField. Esses aplicativos conferem:  

  • GPS: se a funcionalidade GPS está ativa no smartphone;
  • Localização: se o usuário está na área cadastrada para registro de ponto;
  • IMEI: se o aparelho é o mesmo que está cadastrado para o empregado;
  • Aplicativo Falseador: se existe algum aplicativo que permite alterar as coordenadas.

Em caso de alguma dessas verificações apresentarem inconsistência, o aplicativo pode realizar uma das duas ações:

  1. Impedimento do registro com envio de mensagem;
  2. Efetivação do registro com envio de mensagem de ressalva.

As mensagens de registros possíveis são:

  • Registro realizado com sucesso;
  • Registro fora da área esperada, quando a coordenada está distante do local configurado;
  • Registro fora dos horários esperados, por exemplo, antes ou depois do tempo estipulado como variação aceitável. Em relação ao intervalo de refeição, pode-se configurar mensagem quando o fim de refeição for realizado antes do tempo mínimo.
Os aplicativos de gestão de serviços e vendas externas contam com a funcionalidade de controle de jornada. Visualizar todas as marcações em tempo real, ter relatórios consolidados e indicadores por empregado e por área geográfica são alguns dos benefícios dos sistemas de gestão.

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